【恒例】年末年始の対応で差をつける

毎年恒例の記事ではありますが、2017年もあと２週間程となりましたので今年も年末年始の対応について書きたいと思います。

年末年始の案内は既に出していますか？

既に年末年始の案内を公式サイトに出している学校は良いのですが、まだ出していない学校は急いで案内を出しましょう。例年と同じ事を書きますが、学校の年末年始の案内では以下の２点について最低でも触れる必要があります（募集以外の事務的な事は学校で自由に追加して下さい）。

休校期間の案内（学校そのものが休むので休講ではありません）
資料発送についての案内

ちなみに学校以外の事を話しますとたまに「うちは365日やっているから特に出す必要がない」という方もいますがこれは間違いだと言えます。理由としては一般の感覚では年末年始は休んでいるはずという認識があるため、その場合には「休んでいない」事を告知する事が重要なのです。そうする事で年末年始も営業している事を意識させるわけです。ただ単に書いていないと「休みかもしれないし行くのはやめようか」という意識が生じてしまうのです（たいていは問合せなどしてくれないのです）。

さて、学校に話を戻します。

上記の案内ですが、遅くとも今日から二日以内には出してほしいと考えています。学校によってはこういう学校もあります。

「早めに出してしまうと読み手の意識が休みモードになってしまうといけないから、ギリギリまで待ってから告知をだそう」というものです。

これは一見正しいように感じますが、ベターとは言えません。もちろん、こういう方がいるのも事実ではありますが、学校が早めに案内を出す方が良いのには理由があります。

それは、年末年始に資料をじっくり読んでもらい新年に入ってすぐのイベント等へ誘導しやすいためです。新年になってから資料請求をしたのではゆっくり資料を読む時間がないかもしれません。そうなると、イベント参加を検討するのはさらに後になる可能性が出てきますから、できれば年内に資料を請求してもらった方が募集上はベターだと言えるわけです。

そのためには告知を少し早めに出して年内に資料請求をするように仕向けた方が無難と言う事になるのです。社会人学校であればそれこそキャンペーンなどを組んで年内に力技で資料請求を集めるという手もあります。

これだけは書いておきたい必要事項

２つほど案内で記載すべき項目を前述しましたが、もう少し具体的に書くべき内容を説明しておきます。下記の内容は資料を請求する側の気持ちにならないとなかなか考えないものです。そのため多くの学校では単純に休校期間を日程だけで書いて終わらせています。しかし、それでは資料請求をする方は不安になるのです。

例として以下のものを資料請求をする側の視点でご覧下さい。

休校期間：2017年12月28日（木）～2018年1月4日（木）

上記期間は休校のため資料の発送業務、事務手続き等を行っておりません。資料は年明けからの発送となりますのでお急ぎの方は・・・

文章は適当ですので（絶対に真似しないで下さい）あまり気にしないで頂きたいのですが、上記のような文言の学校はよく見かけると思います。

しかし、資料請求側はこれをどう読むか？と言えば、前日である2017年12月27日（水）の何時までなら年内に発送してくれるのだろう？という事なのです。前日は発送してくれるのは分かりますが、では何時？という事になるのです。実際のところは学校ではそう言う事も考えて12月28日の午前は出勤し資料発送を行うのかもしれませんが、そう言う事は書かなければ伝わらないわけです。

そのため、必要事項として下記を押さえておく事をお勧め致します。

何日の何時までに資料請求したものが年内発送なのか？
年始はいつから発送業務を行うのか？
年始の通常業務開始日はいつの何時か？

年末年始告知を募集に活かすために

年末年始の資料発送というのは個人的経験で言えば、やり方次第で募集におけるチャンスとなります（好印象を持ってもらえるタイミング）。詳しくはブログでは書きませんが、長い連休だからこそ好感度を上げる事が出来る時期だとも言えます。

ちなみに年末年始告知をする際にはそれだけで終わらせてしまいますと、単なる休みの案内で終わってしまいます。

もし告知した後に年内にイベントがあるのであればそちらへの誘導文も入れるべきですし、また、年始になってからのイベントの日程案内もそこに書いておく事で「イベント日程を意識して資料請求」をしてくれる可能性が高まる事になります。

こういう告知は事務的連絡のためだけに行うものではありません。どんなものでも募集に効果を与える事は可能です。とことん読み手の気持ちを読んでどうするとより効果的であるかを考えると良いでしょう。

…そういう私は365日サポートですのでいつお問い合わせを頂きましても年末年始期間でも返信をさせて頂きます（営業メールには返信しておりません）。もちろん大晦日、元旦でも返信を致します。とはいえ、実際にこの日にお問い合せを頂いた事は過去にはありませんが…。

Yasushi Kameda

学生募集アドバイザーの亀田泰史です。抱負な学校広報経験を元に、コストパフォーマンスの高いメールコンサルティングで貴校の学生・生徒募集広報を加速させます。驚くほどの可能性を見出す事ができるでしょう。世にも珍しい無料体験可能なコンサルタントです。コンサルティング体験ご希望の方は無料会員プランをご覧ください。