今回は私が定期巡回メールにおいてアドバイスする曜日ごとの順番や考え方についてご紹介したいと思います。当然ながら学校によってご担当者のスキルや広報知識は異なるため同じアドバイスをするわけにはいきません。以前は定期巡回を開始する前に基本テキストを使用して訪問指導を行っていましたが、現在は教職員人数の減少、その他事情によりその時間を取る事も難しくなっているため今必要なアドバイスを学校の状況にあわせてアドバイスをするようにしています。

下記の事例は基本サポートプランを元にしております。

月曜日は更新内容の確認をメインとします

今回の記事は月から金までが平日であると仮定して書かせて頂きます。

月曜日には週末に行ったイベントの更新状況の確認から入ります。ほとんどの学校は週末に体験イベントなどを行っているため、最も更新すべき部分が多いのがこのタイミングとなります。私は月曜日には早い段階で週末に行ったイベントの情報は更新するようにクライアントにはお伝えしています。申込のできないイベントの告知などがいつまでも残っているのは機会損失になるだけで何のメリットもありません。

そのため、週初め最初の定期巡回ではそれらの更新確認と整合性のチェックを行います。

更新確認というのは次回イベントに切り替わっているか、そしてそこからリンクされるページ(たいていは申込みフォームなど)の整合性が正しいかを確認します。

フォームまで確認するのは実際のところ多くの学校でこの部分の修正を忘れている事が多いためです。告知そのものはきちんとできていても肝心のフォームで申込みが出来なければ意味はありません。

なお、私が毎回フォームの申込み完了まで代行するわけにもいきませんので、その点はクライアントにお任せしています。フォームが確実に動くかどうかはかなり重要なポイントですので、フォームの情報を変えた場合には毎週でもフォーム送信完了まで確認をするべきでしょう。

実際に送ってみるとサンキューページの中身がおかしいなどいろいろな問題を見つける事が出来ます。

もちろん、同様に常時使用の資料請求フォームは週に何度か確認をしています。先日の記事「サイトの常時SSL化後に学校が注意すべき点」などにもあるように、動いているはずのシステムがきちんと稼働していない可能性が常にあるためです。

火曜日は指摘内容の修正確認をします

頻繁にイベントを実施している学校などは多くの修正箇所が月曜日に発生します。火曜日にはこの指摘箇所についての修正確認をしています。この段階で直っていない場合には再度同様の事をお伝えしています。なお、私は同じ指摘は二度までしかしないようにしています。これは広報担当者自身の責任感と意識を強く持っていただくためです。そのため、その後も修正されてない場合には基本的には修正されるのを待ちます。但し、あまりにも機会損失が大きい場合にはもう一度だけお伝えします(結構厳しい事は書きますが・・・)。

もちろん火曜日には問題なく修正箇所が完了している学校もありますので、そういうものがない学校にはコンバージョンに結び付く重要なページの改善案などをお伝えします。かなり細かいアドバイスもありますが、改善アクションを伝える場合には、その理由なども細かく伝えるようにしています。大切なのは「どう直すかではなく、どういう考え方で直すか」であるためです。考え方を理解していればその後は他の部分にも応用できますが、指摘箇所をどう直すかという行動だけしか考えていない場合には、その後に結び付かない事になります。そのため、考え方をとても重視しています。そしてこれこそが私が広報担当者の育成を目的としている理由でもあるわけです。コンサルタントとの契約が終わった後でも考え方が身についていれば大きな力となる事でしょう。

水曜日または木曜日

サイトの定期巡回そのものは毎日行っているのですが、定期巡回メールは週に1日はあえて送らないようにしています。そのため、たいていは水曜日か木曜日はメールマガジン以外は送らない事にしています。もちろん至急修正すべき点を見つけた場合にはお知らせ致します。

このような日を最低1日は設けている理由は、それまでにたまったアイデアや修正部分を直す時間を作るためです。日々の私からのアドバイスはかなり膨大な量になるわけですが、それらを消化する日というものがないと無理が出てきてしまいます。また、Web以外の広報業務もあるわけですから何もアドバイスが届かない日というのを作る事も重要だと考えています。

残りの平日

修正箇所や改善箇所の指摘は引き続きお伝えしますが、募集案などのアドバイスや企画を伝える事も多くあります。ただ、新たな募集案や企画を私が考えるかどうかは完全に学校次第です。前述の修正箇所や改善箇所をほとんど手をつけないような学校様の場合、良い企画を出しても実行に移すとは考えにくいわけです。そうなるとせっかくのアイデアも意味がありませんので、学校のアクション行動次第でそういうアイデアを出すかどうかを決めています。要は実行できそうなら伝えますし、そうでなければ、できそうな時が来るまではアイデアを温存します。

土日祝は様々

土日祝は自由質問の受付以外は行っておりません。メールマガジンと定期巡回はお休みしています。だからと言って何もしていないかと言えばそうでもありません。クライアントのアクセス解析を見てアイデアをひねったり、学校の立場に立って今何をするべきかなど、私自身が次の週にアドバイスする内容の土台を考える時間にあてています。そこで出たアイデアを私が作っている表にストックしておき、それぞれのクライアントの「ちょうど良い」タイミングで伝えるようにしています。

私のコンサルティングにおける基本理念

曜日別の私が行う事を具体的に紹介いたしましたが、私のコンサルティングにおける基本理念というのは下記の言葉で表す事が出来ます。

「弱みは目立たないようにし、強みは強調する」

更新漏れなどを更新するのは当然の事として、その他で私がアドバイスをする上で意識するのは上記の言葉のままです。進学先を決める方は基本的に複数の学校の中で比較する事がほとんどです。最初から進学先を決めてない方は今も多くいるのは間違いないわけですから、そう考えれば常に自分の学校に入学してもらえる可能性は少しは存在する事になります。

比較された時に目立つのは弱みと強みです。弱みが目立ちすぎているとせっかくの強みをかき消してしまう可能性が出てしまい想像以上に出願者を逃します。そのため、見せ方を再考するなどして弱みを強みにはできないまでも目立たないレベルまで持っていきます。マイナス要素がなくなるだけでもかなり大きなメリットです。

その上で競合と比べて強みと言える部分をより魅力的に見せるにはどうするかを考えます。嘘はいけませんので大袈裟には出来ませんので、あくまで現在の状況を100%伝えきるようにするにはを考えます。

これらのアドバイスが定期巡回に含まれるという事になります。メールでのコンサルティングでも出来る事は沢山あるのです。無料会員プランでは定期巡回メールの体験が3回まで出来ますので是非お試しください。可能性を感じると思います。無料会員では更新漏れの指摘よりも改善点のアドバイスの方を多くしています。

複数の教育機関(学校、予備校、社会人スクール等)で学校業務を経験して結果を出しているからこそ出来る他には真似のできないサポートだと自負しております。

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