学校案内制作を前倒しする事の重要性

2019年最後の記事となります。今回は少し実務的な話をしたいと思います。現在も新年度になってから新年度の学校案内を完成させている学校(特に大学)でありますが、その時期の完成は正直言って様々な機会損失を生むと言えます。なぜそれがいけないのか、そして時期を変える時に問題となるのは何かについてご紹介したいと思います。

新年度の学校案内完成が機会損失な理由

以前は大学と言わず他の学校も年度が替わってから新年度向けの学校案内を完成させていたところは多いと思います。しかし、少子化の今はその完成時期では機会損失でしかない事を理解しなくてはいけません。それに気づいて前倒ししている学校も最近増えていますが、まだまだ昔のままのところは多くあります。

基本的に学校案内の完成時期は新学年のイベント開催時期にあわせて完成させるのが肝要です。例えば新年度向けの募集イベントが3月に始まるならそれに合わせて完成させる必要があるという事です。

旧年度の学校案内が全く役に立たないわけではありませんが、あくまでそれは旧年度のものであり新年度の生徒・学生向けのモノではありません。つまり参考資料にしかならないのです。後で郵送するから問題ないだろう?と思うかもしれませんが、競合が先に完成させて納得いく情報を既に提示していたらと考えれば、「古い情報をいつまでも提供する事」がどれだけもったいない事であるか理解できるはずです。これが理解できないのであれば広報担当には向いていません。

学生はそんな古い情報などをそもそも希望していません。自分が通うかもしれない学校の正しい情報を知りたいのです。

例えていうなら新テストの情報をもらいにいって、古い入試制度の案内をもらうようなものと変わりません。

敷居が高い完成時期の変更

さて、そうは言うものの実際には学校案内の完成時期を前倒しするのは意外と大変です。私自身それまでは6月くらいに完成していたものを3月に変えた事がありますがなかなか苦労しました。その時経験した苦労した部分を一部ご紹介させて頂きます。

カリキュラムと時間割決めが難しい

最も大変なのがこの点です。毎年同じような時間割でやっているとしても全く同じというわけにはいきません。そもそも早い段階で講師に確認しても「そんな先の事はまだ決められない」と言われる事もよくありました。先生からすれば今まではその数か月後に考えれば良い事でしたので前倒しに慣れるまではその点はネックとなりました。そのため、この点をきちんとクリアできるかが肝となってきます。教職員の数にもよりますが、数が多いほど難しいでしょう。

ちなみに早い段階で講師をおさえる事になりますので、その後に募集状況が悪くて一部の募集停止をするとなるとかなりもめますのでその点でも難易度が高い部分と言えます。

講師写真が何気に集まらない

講師写真は講師会のようなもので一斉に撮影していたのですが、その時期がかなりギリギリであったためその日に休まれでもすると結構困りました。今はスマホも解像度が高くなったため、最悪はご自身で撮影していただきメールで送ってもらう事ができるようになりましたが非常勤講師の方の年齢によっては当時は「添付」の難易度が高いという事ですぐに集まらない事もありました。先生の写真は普段から集めておくと良いと本気で感じました。

卒業生インタビューの人選は慎重に

何年も前に卒業した方のインタビューであれば問題はないのですが、在学生で3月に卒業予定の方をインタビュー対象としている場合など、インタビューの場所やタイミングが難しくなります。また、稀に就職先は決めたものの「とりやめる」という事になったら目も当てられません。そのため絶対に大丈夫であろう方を選ぶ必要があります。

写真撮影タイミングの服装の問題

何気に気づきにくい点がこちらです。前倒しにする際、講師写真を10~12月などの寒い時期に撮影する事もよくあります。ここで問題となるのが服装です。この時期は厚手かつシックな服装の方が多くなるため、そのまま季節を表す服で撮影すると学校案内全体の写真の印象が暗くなりがちです。そのため、撮影時には明るめの服(できれば春を連想するような)を着て頂くようお願いする方が良いでしょう。

3月中にできれば十分です

では、いつまでに学校案内を完成させれば良いか?と言えば3月であれば間に合うでしょう。早い所では2月に新年度イベントをやるところもありますが、そういう所はそれに間に合わせる必要がありますが多くの学校ははやくても3月開始だと思いますので、それに間に合わせるようにして下さい。

そもそも論ですが、新年度生向けのイベントに参加する方は「まさか旧年度向けの学校案内」を配るとは思ってもいません。当然自分たちを集めるからには自分たちに向けた学校案内を期待しています。それを裏切ってはいけないのです。

3月のイベントに完成させるにはいつから広報は動くべきかを逆算してみると良いでしょう。この辺は学校の規模によって変わりますので一概に何月とは言えませんので貴校の状況にあわせて考えて下さい。

前倒しして変わった意外な事

学校案内を前倒しして私自身変わった事があります。それまでも写真などは事あるごとに撮影していましたが、前倒ししてからより一層写真素材の重要性が高まりました。ギリギリでは間に合わないものもあるためです。

そのため、普段から机の上にデジタルカメラをスタンバイさせていました。いつ何があっても撮影がすぐにできる体制を整えたわけです。卒業生が遊びにくれば写真を撮りましたし、授業で面白そうな事をやっている時にはそれもまた撮影にいきました。

もちろん重要どころではプロのカメラマンに依頼していましたが、そうではない時用に撮影していたわけです。お陰で私もカメラのアングルや撮影はなかなかうまくなりました。

・・・と、最後は蛇足ではありますが、いずれにしても「対象者が求めるものを求められるタイミングで提供する」事の重要性を意識しましょう。これだけでも貴校の募集が変わる可能性があります。

無料で学校コンサルタントを試せます!(毎月3校限定)

学生募集のプロによるメールコンサルティングを最大3回無料で体験可能!
もちろん体験終了後のしつこい営業は一切ありません!
メールコンサルティングでも学生募集が変わる事を実感できるでしょう。