年末年始の案内ははやめに出しましょう

２０１４年も残すところあとわずかとなりました。年末年始と言えばWebサイトで告知しなくてはいけない事があります。

年末年始の案内は余裕をもって出しましょう

年末年始の案内と言えば、学校の場合には大きく二つの事について告知する必要があります。

休校期間の案内（学校そのものが休むので休講ではありません）
資料発送の案内

この点が重要になってきますが、学校によっては本当にギリギリに出すところもあります。

しかし、ギリギリに出す学校は私からしますとかなりの「自信過剰」と言えます。残念ながらそんなに貴校のサイトに頻繁に訪れる事はありません。それこそ今年最後にアクセスするのは今日かもしれませんし、もしかするともう今年はアクセスしないかもしれないのです。

学校側からすれば「まだ早い」かもしれませんが、Webサイトの場合には、いろいろな方がいると認識した上ではやめに出す方がプラスに働きます。はやめに出す事でのデメリットもそんなにはありません。

それではどんな書き方が望ましいか？と言えば、いろいろな考え方はありますが、私の中では下記の内容を含むべきだと考えています。

何日の何時までに資料請求したものが届くか？
年始はいつから発送業務を行うのか？
通常業務開始日はいつか？

この点です。日付だけは書いているものは見かけますが、実際のところ申し込む側は疑問に思うものなのです。サイトに書かれている「日」の23：00頃に申し込んでも届くのだろうか？という事です。同じ日ではあるものの、学校は既に終わっていると予想されるからです。

そのため、資料請求者が余計な心配をしないように何日の何時という事まで書いておくのが最も親切です。

そして、経験上、クレームが多いのが進学雑誌付属のハガキを使った資料請求です。これは郵便局で一度まとめてから学校に届くため、普通の郵便物よりも遅く学校に届きます。

しかし、投函した側からすればそんな事は分かりませんので、「いつまで待たせるのだ！」という話になる事もありますし、実際にそういうクレームの電話を受けた事もあります。

そのため、案内の中にそれについて少し触れておくと無難でしょう。その上で「お急ぎの場合には電話などで直接お申込み下さい」と書くなど確実な方法を紹介する事も大切です。

学校にとって同じ請求者から二つの方法で同時期に資料請求が来るのは珍しい事でもありませんので、データベース管理をしっかりとしていれば、二重で送る事もないと思います。

いずれにしましても、資料を欲しいと考えている方が不安にならないようにきちんと書く事が重要です。

加えまして、年末年始の告知を出すとお休みムードがサイト内に漂いますので、「年内に参加可能なイベント一覧」などのバナーを日程を含めて紹介するのも良いでしょう。

＊なお、年末年始は郵便事情がかなりずれますのでその点も記載しておくとなお良いと思います。

＊私のサイトに年末年始の案内がないのは３６５日返信を行っているためですので案内の記載を忘れているわけではありません。

Yasushi Kameda

学生募集アドバイザーの亀田泰史です。抱負な学校広報経験を元に、コストパフォーマンスの高いメールコンサルティングで貴校の学生・生徒募集広報を加速させます。驚くほどの可能性を見出す事ができるでしょう。世にも珍しい無料体験可能なコンサルタントです。コンサルティング体験ご希望の方は無料会員プランをご覧ください。